外貿人最專業的報價單常用範本 提高80%回覆率
不只是報價，也是第一印象 !
所以作為價格來往的媒介，它已遠遠超越其字面的意義，間接關係到客戶對你以及公司的專業度印象，有著非常深刻的作用——幫你說話。
主要內容包括單頭、產品基本資料、產品技術參數、價格條款、數量條款、支付條款、品質條款、交貨期條款、品牌條款、原產地條款、附註的其他資料等。
不同的行業、公司、產品，具體內容也不盡相同。由於它的針對性、完整性和美觀性，涉及的內容和注意的事項比較多，所以一定要專業。對於新人來說，速成確實難以達到很好的效果，還是需要新人耐心研究後設計出適合自己的版本。
目標客戶在哪裡?
在製作報價單之前，目標客戶在哪呢? 用海關數據找目標買家 (採購商)。
海關數據是買賣雙方的交易憑證。用這些真實的交易記錄分析出哪些海外買家（採購商）需要自己的商品，同時結合這些國外買家（採購商）的月採購數月採購數量，找到有實力的買家，不然都是在浪費時間。
所以，最好可以先了解買家的進口實績
包含:
- 出貨廠商 Exporter / 競爭對手是誰?
- 採購商 Importer / 客戶是誰?
- 產品敘述 Item Description / 交貨什麼?
- 重量Weight 、 數量 Quantity / 交易多少?
- 稅則編碼 HS Code / 成功報關用的稅則編碼 ?
- 報關金額 Value 、 Total FOB / 向海關報關的金額多少?
這是多年，許多大型企業用來分析:
尋找國外買家、開拓潛在的市場、制定生產計畫、且更重要的；瞭解競爭對手，監控客戶動態。
可以說是外貿企業不可少的貿易協助工具。
一份好的報價單具有以下三種功能
提供詳細、規範的產品資訊
絕對不能僅是在郵件裡報個價這麼簡單，還要將產品的圖片、型號、尺寸、包裝、付款方式等等具體呈現，這些資訊全面且一目了然，才能對客戶有吸引力。
方便客戶統計和匯總資料
客戶會對來自不同供應商的報價單進行比較、篩選並選擇入圍的目標物件，並將結果遞交給決策人。如果你的檔案下載就可以用，那麼被選中並且傳閱的機率就大大提高了。
方便客戶歸檔，作為備忘錄再次使用
你不一定要在第一輪採購中獲得青睞（別人可能做得比你好），但只要被客戶選中並歸檔成為備忘錄的目標，那麼可能在接下來的採購中成為客戶聯繫的物件。
製作報價時應注意的格式和細節
- 在郵件正文裡放一些關鍵內容，例如總報價，公司的優勢等等，這些都是誘因，讓客戶有興趣打開。
- 標題命名一定是公司名稱加產品名稱，保證客戶到時候能知道這份是什麼產品，來自哪間公司，寄件日期。
- 在抬頭部分加入自己的標誌、名稱、電話、傳真、信箱，以及公司的一些理念、口號等，這是用來提升形象、展現專業度的一種方法。
- 如果允許，可以在第一部分做公司簡介，突出優勢，例如專業生產多少年，拿到過哪些認證等等，把公司辦公室圖片、工廠圖片、工作室圖片都放上。切記，凡是出現圖片的都要有浮水印。
- 製作報價表格。將每一部分的價格標注清楚，包括每部分的型號、參數尺寸、品牌、保固期等等。當然還是要出現報價的關鍵因素，付款方式等。
- 介紹產品賣點，告訴客戶，你的產品為什麼值這個價錢。例如客戶要十個設備，上面對於每個設備都簡略的用表格報價，這部分就需要放每個設備詳細資訊：圖片、認證、具體參數、優勢、設備的包裝類型、包裝圖片、配件數量…等等。(如果是成套設備請把配件表標出來)。
- 很多公司有貨櫃擺放軟體，如有可以在最後部分釋例客戶需要的產品如何擺放，總計需要幾個貨櫃。
- 提供至少兩種格式。第一種為Word 檔案，這是供客戶修改使用的。但由於Word 檔案版本的差別可能打不開，所以還需提供一個 PDF 版本。PDF版比較正式，是標準文書。 最好再提供一個圖片版，萬一客戶既打不開 Word，又沒有 PDF 瀏覽器，就要寄望於這張圖片了。
- 無論提供的什麼檔案格式，發之前必須預覽，保證客戶拿到手可以直接列印使用！在郵件最後部分寫上：詳細報價資料請參見附件中的檔，我提供了三種格式，Word、PDF、JPEG 視您的電腦軟體情況選擇最合適的格式，而且都已經排好版，可以直接下載列印使用！
- 注意分段排版，不要出現很多一大段文字的情況，用不同的顏色文字標記不同重點，加上圖片，圖文交叉，可以做出非常漂亮的報價單。
一般常見的樣式有以下幾種
圖片式 (Catalog Style)
這個是目前大家常用的報價方式，也是重點推薦。其實就是將產品圖片、產品名稱、型號、價格、包裝、交期等重要內容都放在一起，讓客戶在看到產品圖片時也同時看到價格，價格和產品圖片對應在一起，相信能讓客戶留下深刻印象。新人剛開始接觸外貿，可以先從這個樣式入手。
對比式 (Compared)
首先，將公司相同產品不同時期的價格或者不同產品的價格做個對比，給客戶多樣的選擇，以便留住客戶。其次，將自家公司和其他公司的報價放在一起，讓客人進行比較，但一定要選對參照公司，最好選擇本行業的龍頭企業進行參照，再根據自己公司的產品品質和市場定位制定自己的價格。這個要求大家對產品的市場非常熟悉，一般是外貿老手用的報價樣式。
分析式 (Analysis)
這種報價樣式要求給客戶的不僅是報價，還有關於產品的一些分析。比如說：國外市場標準、所需證書、淡季/旺季，主要用來開發新的市場領域，帶有勸誡客戶接受自己產品的暗示，所以不適合新手，一般是外貿老鳥給老客戶偶爾使用的報價樣式。
分割式 (Split)
舉個例子：
Hxxxxx Q9 (Net price): $599 FOB Kaohsiung
Above price including all following items:
- Charge: 價格
- Leica camera：價格
- Travel charge: 價格
- Leather pouch: 價格
- Hands free kit:價格
- Micro SD & 8 GB Memory Card: 價格
- Bluetooth Headset: 價格
上面這個是分割式報價，將價格組成寫清楚讓客戶一目了然。這種報價樣式適合第一次報價之後客戶抱怨價格太貴，再次報價時使用。不推薦第一次報價使用，工作量太大了，沒經驗的新人慎用。
常用的範本：
範例一內容
TO :
ATTN :
SUBJECT:
DATE :
Thank for your inquiry for 產品. We are pleased to quote you our best price with our terms as follows:
QUOTATION
PAYMENT :
TERMS :
DELIVERY: WITHIN DAYS AFTER THE RECEIPT OF YOUR ORDER.
QUOTE VALIDITY: DAYS FROM THE DATE HEREOF.
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Description of product
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THANKS & BEST REGARDS.
範例二內容
To: 客戶公司名稱
Attn: 客戶名
Re: 客戶要求購買的產品名稱
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