外貿老實說 郵件最常出現的17個毛病(2/2)完 外貿B2B、B2C

外貿老實說 郵件最常出現的17個毛病(1/2) 外貿B2B、B2C

 

10. 太長的簽名檔

Including cutesy or interminable quotes

署名下方有簽名檔是可以的,但資訊太冗長沒人會閱讀。你的資訊需要契合商業產品形象。

——Randall

 

11. 每封郵件結尾都有保密通知

Including a confidentiality notice at the end of every email 

當你透過電子郵件發送檔案或者圖片時,內容是否保密取決於客戶。建議在發送敏感檔案之前,和客戶達成保密約定,這樣即使有資訊洩漏的情況出現,你也持有證據。

——Randall

 

12. 帶有情緒的語氣

Being snippy

當客戶三周之後才回覆郵件時,你的下一封郵件中帶有一點憤怒的情緒。但這對於談判有害無利,所以不要發語氣刻薄的郵件給你的客戶。

建議將回覆郵件存在草稿箱中,然後一段時間拿出來修改,去掉主觀情緒,這會幫助你更快完成自己的目標,因為你表現出的是你的耐心和專業而非情緒化。

——Oliver

 

13. 太敷衍

Being curt

如果你跟客戶很熟,那麼有時可以省掉一些細節。但如果這個客戶跟你不熟或訂單量很大,那麼禮貌和專業是一定要的。”Please” ”Thank you”以及結尾處像是”Best”這些詞不可少。

——Oliver

 

14. 數不盡的錯別字

Numerous typos

“錯別字多是因為這是我用iPhone發的。”這已經不再是錯別字多的藉口!現在的人都會從手機端收發郵件,如果是非常重要的客戶,那麼在發出之前必須檢查是否有錯別字。

——Oliver

 

15. 討厭的標點符號

Annoying punctuation

如果你想用驚嘆號來表示你的開心,用一個就可以了。有時候忘記所以的在句尾加上很多感嘆號,這會讓客戶感覺你很情緒化,並不利於訂單的完成。

——Barbara Pachter

 

16. 非專業字體

Unprofessional fonts

手寫體要分場合,對於商務往來郵件,你得保證你的字體顏色大小規範。最重要的原則是:讓客戶便於閱讀。

通常,最好選擇10-12號字型大小,易讀的字體,像是Arial,Calibri 或者Times New Roman顏色當然是黑色最保險。

——Pachter

 

17. 太冗長

Going too long

大多數人花幾秒鐘(不是分鐘也不是小時)來閱讀一封電子郵件,很多人甚至只是大致流覽,因此寫郵件時最好將郵件分段落,列出條理更好。對於重要資訊可以用粗體或者斜體標注,但是要適量使用。

——Pachter

 

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