外貿老實說 郵件最常出現的17個毛病(1/2) 外貿B2B、B2C

作為公司的採購商,每天有上千封郵件從全球飛來。為什麼有些郵件就是石沉大海?讓這些精英告訴你,因為這17個郵件中的壞習慣!

 

Rosemary Haefnerchief hunman-resources officer for CareerBuilder

Rosalinda Oropeza Randallthe author of “Don’t Burp in the Boardroom”

Vicky Oliverauthor of “301 Smart Answers to Tough Business Etiquette Questions”

Amanda Augustineexpert for TopResume

Barbara Pachterauthor of “The Essentials of Business Etiquette”

 

 

1. 發送並不緊急的“緊急”郵件

Sending ‘urgent’ emails that aren’t urgent

發“緊急”郵件,建議別這樣騙,否則當你真的有緊急郵件的時候就沒人關心了。

——Rosemary Haefner

 

 

2. 大寫字母

Putting words in ALL CAPS

ARE YOU YELLING?? —這是大寫給人的視覺效果。除非你想給客戶一劑“強心針”,否則就把CAPS LOCK關掉吧。

——Rosemary Haefner

 

 

3. 太不拘小節

Being too casual

郵件能反映你跟客戶的關係,表達太隨意只會顯得不專業。建議在使用驚嘆號、表情、字型大小字體和語句時多加斟酌。

——Haefner

 

此外,並非每個人都能讀懂縮寫。如果客戶和你是不同年齡層,或者有語言障礙,那麼請寫出全稱。

——Randal

 

4. 表達太生硬

Being too stiff

我經常收到一些“一行式信件”,這看起來很像系統自動回覆。有時候適當表達自己的個人特色和情感會對談判比較有利,否則表現的太像機器人了。

——Oliver

 

5. 在淩晨三點發送郵件

Sending emails at 3 a.m

我只有偶爾很早起,感覺自己很有幹勁的時候這麼做過。但是據我調查,即使是在“7天24小時”工作狂的世界裡,這也不會被大多數人接受。當然,如果夜裡突然有了靈感,建議你寫郵件時先存草稿,然後在工作時間發出去。

——Oliver

(特別提醒:很多國外客戶與我們有時差,此時發郵件要特別注意,你的上午9點,也許是他的半夜。)

 

6. 使用模糊主題

Using a vague subject line

Its me””Hey or FYI”開頭會讓你的客戶感覺很困惑,他不知道你這封郵件想說明什麼,當然不會願意花寶貴的時間去打開它。在商務往來中,郵件最好簡明扼要,這樣能促使客戶看到後更快給出回饋。

——Oliver

 

7. 沒有主題

Not including a subject line at all

沒有主題的郵件讓人火大,只會當成垃圾郵件處理。

——Augustine

 

8. 未開門見山

Starting a sentence in the subject line that you finish in the email’s body

如果你在郵件結束時才拋出你的觀點或者疑問也令人討厭,因為客戶還得重頭再看。郵件的目標是簡潔並尊重客戶的時間。

——Augustine

 

9. 不知所謂的郵寄地址

A ridiculous email address

不論是給客戶、同事還是任何人發信,如果要體現專業度,就得棄用非正式的電子郵件帳戶。畢竟含有敏感字彙的帳戶一開始就會給人不好的印象。

但如果你堅持使用,為了專業,至少應獨立創一個單獨的電子郵件帳戶。

——Randall

 

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