外貿人常用的專業的報價單範本(1/2) 外貿B2B、B2C

報價單是商業行為文件,作為供應商給客戶的報價載體,經常被用於回覆客戶詢盤。所以作為價格來往的媒介,它已遠遠超越其字面的意義,間接關係到客戶對你以及公司的專業印象,有著非常深刻的作用—「幫你說話」。

 

報價單主要內容包括報價單的單頭、產品基本資料、產品參數、價格、數量、支付、品質、交貨期、品牌、原產地、報價單附註的其他資料等。不同的行業、公司、產品,報價單的具體內容也是不盡相同。由於它的針對性、完整性和美觀性,涉及的內容和注意的事項比較多,所以報價單一定要專業。

 

一份好的報價單具有以下三種功能

一、提供詳細、規範的產品資訊

絕對不能僅僅是在郵件裡報個價這麼簡單,還要將產品的圖片、型號、尺寸、包裝、付款方式等等在報價單中呈現,這些資訊揭露全面、一目了然,才能對客戶有吸引力。

 

二、方便客戶統計和匯總資料

客戶會對來自不同供應商的報價單進行篩選比較並選擇目標物件,並將結果遞交給決策人。如果你的報價單下載下來就可以用,那麼被選中並被傳閱的機率就大大提高。

 

三、方便客戶歸檔,作為備忘錄再次使用

你的報價單不一定在第一輪採購中獲得青睞(別人可能做得比你好),但是只要你被客戶選中並歸檔成為備忘目標,那麼你能在接下來的採購中成為客戶聯繫之一。

 

 

製作報價時應注意的格式和細節

  1. 在郵件內文裡放一些關鍵內容,例如總報價,公司優勢等等,這些都是誘餌,讓客戶有興趣打開報價單。
  2. 報價單的命名是公司名稱加產品名稱,讓客戶能夠知道這份報價單是什麼產品的報價單,來自於哪個公司。
  3. 寫收件人。在報價單開頭寫上:To 某客戶,報價單製作時間和有效期。
  4. 在報價單抬頭加入自己公司的標誌、名稱、電話、傳真、信箱,以及公司理念、口號等,這是用來提升形象、展現專業度的一種方法!
  5. 如果允許,可以在報價單的第一部分做公司簡介,突出優勢,例如專業生產多年,拿過哪些認證等等,把公司辦公室、工廠的圖片放上去。切記,凡是出現圖片都要上浮水印。
  6. 製作報價表格。將每一部分的價格標註清楚,包括每一部分的型號、參數尺寸、品牌、保固期等等。當然還是要出現報價的關鍵、付款方式等等。
  7. 介紹產品賣點,告訴客戶,你的產品為什麼值得這個價錢。例如客戶要十個設備,上面對於每個設備簡略的用表格報價,這部分就需要放每個設備詳細資訊:圖片、認證、具體參數、優勢、設備的包裝類型、包裝圖片、配件數量等等。(如果是成套設備請把配件表標示出來)
  8. 很多公司有裝櫃擺放軟體,如果有,可以在最後演示客戶需要的產品如何擺放,總共需要幾個貨櫃。
  9. 提供至少兩種格式的報價單。第一種為 Word 檔,這是供客戶修改使用的。但是由於 Word 版本的差別可能導致打不開,所以還需提供一個 PDF 版本。PDF版比較正式,是標準的文書。最好再提供一個圖片版,萬一客戶既打不開 Word,又沒有 PDF 瀏覽器,就要寄望於這張圖片了。
  10. 無論提供的什麼檔案格式,發之前必須先預覽,保證客戶拿到就可以直接列印!在郵件最後部分寫上:詳細報價資料請參見附件檔,我提供了三種格式,Word、PDF、JPEG 視您的電腦軟體情況選擇最合適的格式,可以直接下載列印使用。
  11. 注意分段排版,不要出現很多文字一大段的情況,用不同的顏色標記文字不同的重點,加上圖片,圖文交叉,可以做出一個非常漂亮的報價檔。

 

 

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